Privacybeleid

SUUS IQ B.V. (hierna: “SUUS”, “wij”, “ons”) is gevestigd te Amsterdam, Nederland, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42050357. SUUS ontwikkelt en levert software voor field sales professionals.

Vestigingsplaats: Amsterdam, Nederland. Btw-identificatienummer: NL869478783B01.

Contactgegevens: info@suusiq.com

Voor gegevens die wij voor onszelf verzamelen (zoals aanvragen via onze eigen advertenties en onze website) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Verwerken wij gegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld aanvragen die binnenkomen via de advertenties van die klant, dan is die klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; in dat geval geldt het privacybeleid van die klant en de verwerkersovereenkomst die wij met hem sluiten.

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatienaam, functietitel
• Gebruiksgegevens: inlogmomenten, acties binnen de applicatie, sessieduur
• CRM-data: contactpersonen, bedrijfsinformatie en notities die u zelf invoert
• Voice-opnames: gesproken berichten die u verzendt via de voice-functie (tijdelijk opgeslagen voor verwerking)
• Communicatiegegevens: e-mails en agendaafspraken indien u een e-mail- of kalenderintegratie activeert
• Betaalgegevens: betalingsverwerking via Stripe; wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op
• Aanvragen via advertenties: de gegevens die u invult in een formulier bij een advertentie op Facebook of Instagram: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, zakelijk e-mailadres en uw antwoorden op de vragen in het formulier
• Demo-aanvragen via onze website: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, website, plaats, het aantal buitendienstmedewerkers en het product waarvoor u een demo aanvraagt, ook als u het formulier niet helemaal afrondt
• Herkomst van een aanvraag: via welke campagne of advertentie u op onze website kwam (campagnecodes in de link, en de klik-ID's van Meta en Google)
• WhatsApp-gesprekken: uw telefoonnummer, uw WhatsApp-profielnaam en de berichten die u met ons uitwisselt, en via welke advertentie het gesprek is begonnen

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor het leveren van onze dienst
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor beveiliging, fraudepreventie en productontwikkeling
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor fiscale bewaarplicht
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor optionele integraties zoals e-mail- en agendakoppelingen, en voor het contact opnemen via WhatsApp en telefoon nadat u daar in een advertentieformulier toestemming voor heeft gegeven. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor het beoordelen van aanvragen, het opvolgen van een demo-aanvraag die u niet heeft afgerond, en het meten en verbeteren van onze advertenties, zoals beschreven in onderdeel 4, 5 en 6. U kunt hiertegen bezwaar maken

Wij adverteren op Facebook en Instagram. Vult u daar een formulier in, dan ontvangen wij de gegevens die u invult rechtstreeks van Meta. Wij gebruiken ze uitsluitend om uw aanvraag te beoordelen en op te volgen.

• Contact: wij nemen alleen via WhatsApp of telefoon contact met u op als u daar in het formulier toestemming voor heeft gegeven. Berichten via WhatsApp verlopen via het WhatsApp Business Platform van Meta
• Stoppen: meld in het gesprek of per e-mail dat u geen contact meer wenst; wij stoppen dan met contact opnemen
• Terugkoppeling aan Meta: om onze advertenties te verbeteren laten wij Meta per aanvraag weten of die bij ons aanbod paste. Wij sturen daarbij alleen het aanvraagnummer dat Meta zelf aan uw aanvraag heeft toegekend, de uitkomst (passend of niet passend) en een score. Wij sturen uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, antwoorden en berichten niet terug naar Meta
• Geen doorverkoop: wij delen uw aanvraag niet met andere bedrijven voor hun eigen marketing

Vraagt u op suusiq.com een demo aan, dan gebruiken wij uw gegevens om contact met u op te nemen over die demo en het product waarvoor u interesse heeft.

• Per stap opgeslagen: het formulier heeft drie stappen. Zodra u een stap afrondt, slaan wij de ingevulde gegevens op. Rondt u het formulier niet af, dan kan een medewerker na ongeveer 30 minuten per e-mail of telefoon contact met u opnemen over uw aanvraag
• Herkomst: wij slaan op via welke campagne u op onze website kwam, zodat wij kunnen meten welke advertenties werken. Wij gebruiken die gegevens niet om u op andere websites te volgen
• Geen contact meer: laat het ons weten per e-mail of in het gesprek; wij stoppen dan met contact opnemen en verwijderen uw aanvraag op verzoek

Wij gebruiken kunstmatige intelligentie om aanvragen sneller te kunnen opvolgen. Een AI-model leest uw antwoorden en, als u via WhatsApp met ons in gesprek bent, uw berichten. Het beoordeelt aan de hand van vooraf vastgelegde criteria (zoals het soort bedrijf en de afnemers) of ons aanbod bij u past, kent een score toe en kan een vervolgvraag stellen.

• Deze beoordeling bepaalt alleen hoe en hoe snel wij uw aanvraag opvolgen. Er worden geen besluiten mee genomen waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen
• Een medewerker kan elke beoordeling inzien, aanpassen en het gesprek overnemen. U kunt ons altijd vragen om uw aanvraag door een medewerker te laten beoordelen
• Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening. Dat zijn onze sub-verwerkers:

• Supabase — Database, inloggen en bestandsopslag. Locatie: EU (Ierland, AWS eu-west-1).
• Vercel — Hosting van de app en de API. Locatie: Servers in de EU (Frankfurt); Vercel verwerkt daarnaast in de VS.
• Upstash — Tijdelijke opslag: cache, rate limiting en de status van lopende gesprekken. Locatie: EU (Frankfurt, AWS eu-central-1).
• Trigger.dev — Achtergrondtaken: verrijken, samenvatten, synchroniseren en dagoverzichten. Locatie: Uitvoering in de EU (Frankfurt); taakgegevens en logs in de VS (AWS us-east-1).
• Sentry — Foutmeldingen en prestatiebewaking. Locatie: EU (Duitsland); account- en organisatiegegevens in de VS.
• Resend — Transactionele e-mail: uitnodigingen, meldingen, dagoverzichten en contracten. Locatie: Verzending vanuit de EU (Ierland); opslag in de VS.
• LiveKit Cloud — Audioverbinding van voice-gesprekken en hosting van de voice-agent. Locatie: Voice-agent in de EU (Frankfurt); live-audio via de dichtstbijzijnde LiveKit-server (voor gebruikers in Nederland en België in de EU); sessiegegevens en logs in de VS. Gespreksopnames en transcripten slaat LiveKit niet op.
• Deepgram — Realtime spraakherkenning tijdens voice-gesprekken. Locatie: EU (EU-endpoint van Deepgram).
• Speechmatics — Spraakherkenning van bedrijfsnamen tijdens voice-gesprekken. Locatie: EU (EU1-endpoint, verwerking binnen de EER).
• OpenAI — AI-verwerking: gesprekken begrijpen, samenvatten, transcriberen en assistent-antwoorden. Locatie: VS.
• Cartesia — De stem van de voice-agent (tekst naar spraak). Locatie: VS.
• Nylas — Agendakoppeling met Google Workspace en Microsoft 365. Locatie: Verenigd Koninkrijk (Londen).
• Meta (WhatsApp Business Platform) — WhatsApp-berichten met leads en terugkoppeling van de uitkomst van lead-aanvragen. Locatie: EU (Ierland) en VS.
• Apify — Signalen verzamelen uit openbare bronnen, met scrapers die de klant zelf kiest. Locatie: VS (Amazon Web Services en MongoDB Atlas).
• Higgsfield — Advertentiebeelden maken voor lead gen-campagnes. Locatie: VS.
• Twilio — Telefoonlijn van de voice-assistent (inkomende en uitgaande gesprekken), sms-verificatie (inlogcodes), sms naar leads en WhatsApp-herinneringen. Locatie: VS.
• Google Workspace — Zakelijke e-mail en documenten van SUUS IQ: support en contracten. Locatie: Wereldwijd (datacenters van Google).
• Anthropic — AI-assistentie (Claude) bij support en foutanalyse. Locatie: VS.

Daarnaast ontvangen deze partijen gegevens voor onze eigen administratie of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke:

• Stripe — Betalingen, SEPA-incasso en abonnementen van SUUS IQ. Locatie: EU en VS.
• Moneybird — Boekhouding en facturen van SUUS IQ. Locatie: EU (Duitsland en Nederland).
• Google Maps Platform — Adressen omzetten naar locaties, kaartweergave en bedrijfsgegevens opzoeken en aanvullen. Locatie: VS en wereldwijd.
• Meta (Lead Ads) — Bron van leads uit advertentieformulieren. Locatie: EU (Ierland) en VS.

Per partij staan de gegevens, de grondslag voor doorgifte buiten de EER en de verwerkersovereenkomst op onze sub-processors pagina.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

• Accountgegevens: zolang uw account actief is, plus 12 maanden na opzegging
• Voice-opnames: worden direct na transcriptie verwijderd (maximaal 24 uur)
• Factuurgegevens en getekende overeenkomsten: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Bewijs van elektronische aanvaarding (tijdstip, e-mailadres, IP-adres, versie van de voorwaarden): zolang de overeenkomst loopt plus 7 jaar
• Gebruikslogboeken: 90 dagen
• Aanvragen via advertenties, demo-aanvragen via onze website en WhatsApp-gesprekken: wordt u geen klant, dan verwijderen wij uw gegevens uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. Wordt u klant, dan gelden de termijnen voor accountgegevens

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”)
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken
• Recht op menselijke tussenkomst bij een beoordeling met behulp van AI

U kunt uw rechten uitoefenen via info@suusiq.com. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

U kunt ons op elk moment vragen uw gegevens te verwijderen, ook als u een formulier bij een van onze advertenties op Facebook of Instagram heeft ingevuld of via WhatsApp contact met ons heeft gehad.

• Stuur een e-mail naar info@suusiq.com met als onderwerp “Verwijderverzoek”
• Vermeld het telefoonnummer of e-mailadres dat u bij uw aanvraag heeft gebruikt, zodat wij uw gegevens kunnen terugvinden
• Wij bevestigen uw verzoek en verwijderen uw aanvraag, uw antwoorden, de bijbehorende beoordeling en uw WhatsApp-gesprek binnen 30 dagen
• Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, zijn hiervan uitgezonderd

De volledige instructies en de status van een verzoek vindt u op suusiq.com/data-deletion.

Gegevens die Meta zelf over u bewaart, beheert u via de instellingen van uw Facebook-, Instagram- of WhatsApp-account.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling van data in transit (TLS) en in rust, toegangscontrole op rolniveau en regelmatige beveiligingsaudits.

Wij gebruiken functionele en analytische cookies. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in de applicatie. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.